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Tableau software : retour d’expérience Engie

engie-logoLors de la conférence Tableau qui s’est déroulée en mai sur Paris, ENGIE, entreprise de service en efficacité énergétique de 12000 salariés nous a offert son retour d’expérience  sur la mise en place de l’outil de reporting Tableau software.

 

Voici la synthèse de leur intervention sous la forme de questions / réponses…

 

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Changement d’outil et choix de Tableau

 

Pourquoi avoir voulu mettre en place un nouvel outil décisionnel ?

La société avait besoin de piloter la performance sur une cinquantaine d’agences. Il y avait donc un objectif de langage commun mais également une volonté d’alléger le travail de reporting personnel.

Par ailleurs, Engie produisait régulièrement un COMEX en Excel et il était nécessaire d’avoir un outil de reporting commun efficace  et qui permette la consolidation. Le travail cumulé sur les 50 agences se chiffrait à 10 J par mois.

La production de rapports opérationnels était également trop longue.

Outre cette problématique de délai de production et de charges consommées, il y avait également deux besoins majeurs :

  • Avoir une interface ergonomique / user friendly
  • Pouvoir croiser les données

 

Quel outil était là auparavant ?

BO

Pourquoi avoir choisi Tableau Software ?

Une analyse du Gartner a permis de positionner rapidement Tableau Software et son statut de leader parmi les favoris. Une grille d’évaluation avec pondération ainsi que des cas d’études ont permis à Tableau d’atterrir dans la short list.

Quel a été l’argument clé en faveur de Tableau Software face aux concurrents?

Durant les phases de test et entretiens avec les éditeurs, Tableau, en moins de deux heures, a su reconstituer les deux trois grands rapports. Précisions que la production des tableaux a été réalisée par les chefs de projet et non les experts techniques de Tableau.

 

Mise en oeuvre

Mise en oeuvre

 

Quelle a été « l’architecture technique » retenue ?

Engie a opté pour la solution Server au détriment de Tableau Online. Ils ont donc mis en place Tableau Desktop et Tableau Server

D’où proviennent les données ?  

Tableau est connecté à un Datawarehouse qui centralise les données des différents outils du SI. Il n’y a pas de connexion à des outils de production. Au moment de la présentation, des datamart étaient en cours de préparation pour faciliter l’utilisation (en terme de jointures par exemple) et optimiser les performances.

Comment s’est déroulée la mise en place ?

Il y a une équipe qui recense les demandes et qui produit petit à petit les rapports.

Comment est gérée la sécurité des données ?

Des univers peuvent être créés par utilisateur ou groupe d’utilisateurs pour conserver un niveau de sécurité (vision uniquement de mon périmètre, mon agence) mais qui permet une lecture transverse (ensemble des données techniques, commerciales…)

Est-ce que tout s’est déroulé comme prévu ?

La prise en main de l’outil a été facile. En revanche il y a eu un temps de préparation des données  très important et relativement long (avec de longues phases de tests).

Des process ont dû être modifiés en amont pour avoir, dans les bases, davantage de données « propres ».

 

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 Les clés d’un projet réussi dans le temps…

 

Quelles sont les clés pour une bonne prise en main ?

Il faut limiter les freins à l’utilisation en passant du temps sur la préparation des données et la conception d’entrepôts de données intermédiaires.

ENGIE  essaye, par ailleurs, de développer une culture des champions. Par exemple, l’agence « B » réalise un rapport et le remonte. Si la direction estime qu’il peut avoir une vraie valeur ajoutée pour les autres agences alors celui-ci sera ré-appliqué dans celles-ci. C’est une politique de partage ascendant.

Comment prévenir les risques liés à l’industrialisation ?

Il faut travailler en amont pour identifier les règles de gestion des KPIS (définition commune d’un CA par exemple) pour éviter d’avoir des chiffres différents pour un même indicateur.

Comment maintient-on la compétence sur ce type d’outil ?

Dans un premier temps, il faut identifier et s’appuyer sur des ressources qui ont une appétence à la data.

Ensuite pour maintenir la compétence, il est nécessaire de pratiquer régulièrement et de s’appuyer sur les forums et le site de tableau qui représentent une source d’information extrêmement riche et permettent de répondre à de nombreuses interrogations.

 

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 Une réussite chiffrée et un déploiement conséquent à venir …

 

Un des objectifs était le gain de temps, peut-on chiffrer celui- ci ? 

Une fois que les données seront à 100% fiables, le temps de production sera réduit à néant car tout est automatisé.

Autrement dit, Engie devrait passer de 500 JH annuel à 2.5 JH soit 99.5 % de gain, l’équivalent de 25 ETP.

 

futur

 Et le futur, on en parle ?

Cette première mise en place étant réussie, ENGIE compte étendre le déploiement de cet outil. Ainsi l’ensemble des collaborateurs aura accès sur Tableau Server à l’ensemble des univers qui leur sont nécessaires. Cela représente plus de 1000 personnes, une centaine par filière…

Une ouverture maximale sera faite en lecture.

Le déploiement de Tableau chez Engie n’en est donc qu’à son commencement…

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