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Partager ses tableaux de bord : ce que propose Power BI

Ce qui différencie les  véritables outils décisionnels de certains outils permettant de faire du reporting comme Excel, c’est, entre autres,  les possibilités qu’ils offrent d’un point de vue collaboratif.

Ce post a simplement pour objectif de préciser les différentes possibilités offertes par Power BI dans ce domaine.

Si vous souhaitez partager vos rapports en interne, plusieurs solutions existent :

  •  L’outil étant en mode cloud, il permet bien évidemment de partager des rapports au sein de votre organisation, via sa partie cloud, à des groupes d’utilisateurs à définir. Un tableau de bord peut être partagé de manière unitaire ou bien au sein d’un pack de contenu contenant différents tableaux de bord et/ou rapports  (un tableau de bord étant constitué d’un ou plusieurs rapports).
  • Les tableaux de bord peuvent également être partagés simplement en échangeant les fichiers résultant de la conception dans Power BI Desktop (de type Pbix) à l’image de ce que l’on pourrait faire avec des fichiers Excel partagés. Les connexions aux sources de données étant incluses, il n’y a pas de problème pour obtenir des données à jour.
  • Enfin les tableaux de bord peuvent être partagés au sein de l’organisation via les sites Sharepoint.

Si vous souhaitez partager votre tableau de bord avec des personnes externes à votre entreprise, cela est bien entendu réalisable. Comment ? 3 possibilités majeures:

  • Générer un PowerPoint à partir du rapport publié sur Power BI (cloud).
    • Cette solution présente notamment un intérêt lorsque vous, ou un membre d’une direction métier, présente de manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle des slides composées en grande partie de reporting. Le PowerPoint contenant tous les rapports nécessaires se générera en un clic là où il faudrait systématiquement re-générer les rapports et réaliser des copier-coller pour constituer ses slides. Ces PowerPoint peuvent ensuite être partagés avec des personnes extérieurs à l’entreprise. Par ailleurs, cela va sans dire, mais il vous sera impossible d’utiliser les filtres présents dans le rapport. Le PowerPoint contient des rapports figés et ceux-ci sont donc l’exacte image de ce que vous affichez sur votre écran.
  • Générer une URL sécurisée à partager avec n’importe qui et sans utilisation de mot de passe
  • Intégrer les rapports publiés sur Power BI sur un site web ou sur un blog
    • Cette solution vous sera extrêmement utile si vous souhaitez que des clients puissent visualiser, sur votre site, des rapports les aidant à prendre des décisions d’achat par exemple ou si vous souhaitez donner un aperçu de ce que vous êtes capable de faire avec cet outil.

 

Comme vous pouvez le voir, Power BI a fait le nécessaire pour  répondre aux besoins de chacun en termes de partage et de diffusion de rapports.

Les possibilités de partage offertes par Power BI

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Let it BI vous fait son retour de la Tableau Conference 2016

Tableau Conference 2016

Pour la première fois, Tableau a choisi Paris dans son programme Tableau Conference 2016. Nous remercions tout d’abord Tableau Software et AgenceRP de nous avoir invité à cet événement.

Début de journée avec la découverte de Tableau 10

C’est dans un des plus beaux endroits de notre paysage parisien à l’hôtel Pullman Tour Eiffel, je pense que la photo ci-dessus parle d’elle même…

La journée a commencé avec une ouverture digne d’un vrai show à l’Américaine avec à l’honneur la présentation de la nouvelle version de Tableau Desktop présentée par Edouard Beaucourt (Directeur régional France Europe du Sud) et Thierry D’hers (Vice-président, développement produit Tableau).

Nous avons été agréablement surpris par les nouveautés de cette version respectant la vision de Tableau à savoir simplicité, accessibilité et perfection (allant jusqu’à développer sa propre police pour assurer un affichage parfait, quel que soit le périphérique utilisé… clin d’œil à Steve Jobs ?).tableau conference 2016 paris

Nous avons été intéressés par de nouvelles fonctionnalités que nous attentions depuis un moment telles que le Data Blending permettant de fusionner et d’interroger plusieurs sources de données, la création de zones géographiques personnalisées en un clic, l’application Mobile sous Androïd, une comptabilité de Tableau Server sur Linux et j’en passe…

Le plus simple étant de découvrir la liste complète sur le site de Tableau.

Retour d’expérience

Le programme s’est décliné sous la forme de 16 sessions sur 4 plages horaires, le plus dur a donc été de choisir… À côté de cela, un atelier « Question / réponse » s’est tenu toute la journée avec la possibilité d’échanger avec des « Tableau Doctors » (cf. Experts Tableau) sur vos problématiques pendant 30 minutes… rien de mieux pour partir l’esprit tranquille.

Pour ma part, j’ai profité de la présence d’experts Tableau dans des sessions suivantes, qui seront sûrement disponibles en ligne prochainement, voici la liste détaillée :

1 – Planification et dimensionnement du déploiement de Tableau Server (par @Gaetan Bailby)

Gaetan est un spécialiste Tableau Server, il nous partage les recommandations pour le dimensionnement des serveurs et la répartition des charges. Si vous êtes déjà à l’aise avec l’administration de Tableau Server, la session de Gaetan peut vous apporter de nombreux best practices à suivre.

Si par exemple vous vous demandez si le Back grounder & Data engine devraient être dans le même cluster, ou que vous souhaitez estimée la charge du moteur VizQL, vous êtes au bon endroit !

2- Exploration des données Internet grâce aux connecteurs de données Web de Tableau (par @Alex Ross)

Exploration des données Internet grâce aux connecteurs de données Web de Tableau Alex Ross

Alex Ross

Alex est un passionné des réseaux sociaux, et plus particulièrement de la façon d’explorer les données qui en découlent. Il participe activement au développement de nouveaux « Web Data Connector », on pourrait ainsi le surnommer « WDC Master » 😉 ?

Alex vous propose pendant sa session de découvrir comment vous connecter à Facebook et Twitter en utilisant ses connecteurs de données mis à disposition (gratuitement) sur son site web tableaujunkie.

Alex vous explique également comment développer vos propres Web Data Connectors avec un peu de code (HTML, CSS, JS), mais non, n’ayez pas peur, vous verrez, c’est très bien expliqué !

3 – Lancez-vous dans les analyses avancées (par @Mohamed El Jaafari)

« Par fois, en analysant simplement de façon visuelle nos données, vous pourriez avoir des résultats bien plus proches de la réalité qu’en utilisant des modèles prédictifs. »

Je rejoins entièrement Mohamed dans son raisonnement d’introduction. Avant de vouloir absolument passer par des algorithmes « super-quantiques » de prédiction afin de rejoindre Marty McFly dans une autre dimension, posez-vous les questions simples telles que : « Quelles sont les données à ma disposition ? et, « À quel stade dépenser le plus de temps dans mon projet ?

Si toutefois la réponse est : « Dans l’utilisation d’algorithmes et la Data Science bien sûr ! », dans ce cas, je vous invite à découvrir les analyses avancées de Mohamed.

Au programme :

  • Lancez-vous dans les analyses avancées Mohamed El Jaafari

    Mohamed El Jaafari

    Segmentation et analyse de cohorte

  • Scénario et analyse d’hypothèse
  • Calculs sophistiqués
  • Analyse de séries temporelles
  • Analyse prédictive
  • Intégration avec R
  • Pourquoi intégrer Tableau avec R ?
  • « L’Analyse de sentiments sur des commentaires »

4 – Apprenez à maîtriser le filtrage (par @Bethany Lyons)

Vous pensez tout savoir sur les filtres avec Tableau ? Nous le pensions aussi …

Apprenez à maîtriser le filtrage par Bethany Lyons

Bethany Lyons

Bethany nous explique à travers une session interactive comment fonctionne le moteur de filtres de tableau.

 

Cet exercice est une mécanique mentale très intéressante, puisqu’elle vous permet d’agréger vos données en fonction de vos besoins. En effet, aussi artistique qu’elle soit, une visualisation est censée répondre à une ou plusieurs questions très précises, et pour y répondre au mieux, il faut maîtriser au maximum cette mécanique mentale.

Bethany aime les challenges, qui ont animé toute la session. Et même quand quelques aguerris réussissent à suivre sa session jusqu’à la fin, Bethany sait lancer un challenge final pour vous creuser à nouveau les méninges. À ce sujet, je vous invite à aller vers elle pour accepter son défi du moment (qu’elle vous expliquera mieux que moi).

Une communauté active et une équipe soudée

Nous avons pris beaucoup de plaisir à faire la rencontre des experts Tableau Software, qui nous ont transmis autant de passion que de connaissances. Et c’est avec impatience que nous attendons le prochain événement.

tableau team conference paris 2016

Les experts Tableau Software

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Dossier 2016 : Power BI Desktop, où en sommes nous ?

La nouvelle version de Power BI Desktop de janvier 2016 (2.31.4280.361) est enfin disponible.

Depuis son entrée dans le domaine de la Business Intelligence nouvelle génération (aussi nommée Smart BI, Self-service BI, Agile BI …), Power BI a connu une forte évolution jusqu’à se positionner parmi les solutions les plus innovantes 2016 selon Gartner.

Nous vous proposons donc nous intéresser sur l’état actuel de Power BI en ce mois de févier 2016.

Environnements Power BI V2

Depuis ses premières versions où il se déclinait sous la forme d’un ensemble de plugins intégrés à Mictosoft Excel (Power Pivot, Power Map, Power Query et Power View), Power BI a élargi son panel d’interfaces jusqu’à arriver à 4 environnements distincts :

  • Power BI plugins for Excel (ensemble de plugins pour Excel)
  • Power BI Desktop (Interface Desktop)
  • PowerBI.com – Version SaaS (compatible HTML5)
  • Power BI Smartphone Apps (Compatible iOS, Android et Windows Phone)
pbi-interfaces

Environnements Power BI V2

Microsoft a clairement défini le futur positionnement de Power BI comme étant « Mobile first – Cloud First », ce qui jusque ici a été respecté puisqu’une interface 100% HTML5 compatible avec tous les périphériques est proposée par Microsoft, ainsi qu’une application mobile aboutie compatible avec iOS (iPad & iPhone), Android et Windows Phone.

Enfin, concernant l’interface SaaS de Power BI, Microsoft a choisi de stocker les tableaux de bord et les reportings sur le cloud mais en dehors de son interface Office 365, rendant ainsi accessibles les données aux utilisateurs disposant de la version gratuite de Power BI.

Business Model

 » Version gratuite ? Mais que peut-on (vraiment) faire ? « 

La réponse serait, vous pouvez tout faire avec la version gratuite sauf bénéficier de la synchronisation des tableaux de bord et reportings en ligne. Ce qui en soit vous empêche de partager votre travail à travers un site Office 365 ou l’application mobile. Toutefois, vous pouvez utiliser Power BI pour votre propre usage ou bien prendre le temps de découvrir la solution par vous même avant d’obtenir la version professionnelle. S’ajoute à cela, une limite de stockage Cloud de 1Gb (au lieu de 10Gb avec la version pro).

Pour résumer le business model actuel de Power BI se décline actuellement en 2 offres :

pricing-power-bi

 Pour plus de détails sur les fonctionnalités et le pricing model cliquez ici

Fonctionnalités

Faisons tout d’abord un point sur les principales fonctionnalités de Power BI :

  • Possibilité de créer des tableaux de bord en mode web
  • Exploration des KPIs à une granularité plus précise par « drill drown »
  • Partage et collaboration des tableaux de bord sur mobiles et tablettes (iOS, Android, WP)
  • Utilisation des plugins Power BI sur Excel
  • Possibilité de faire parler les données via des fonctionnalités Data Story Telling
  • Interrogation du moteur Power BI en langage naturel via « Q&A »

Nouvelles fonctionnalités (février 2016) :

Création de graphiques personnalisés « Custom Visuals »

La communauté a agréablement été surprise par cette nouvelle fonctionnalité. Il est en effet désormais possible de créer ses propres graphiques personnalisés, et adaptés à un contexte métier spécifique. Le développement de ces graphiques s’effectue dans un environnement full stack web (utilisation du framework D3.js), ce qui permet la réutilisation des custom visuals dans d’autres interfaces que Power BI permettant ainsi de capitaliser le temps passé sur la partie du développement.

Sans surprise, de nombreux visuels ont déjà été créés et publiés dans la « Custom Visual Gallery ». Si vous aussi vous êtes intéressés pour créer vos propres graphiques, un template Power BI Visuals est à votre disposition sur GitHub.

Roadmap 2016

Microsoft a dévoilé sa roadmap pour les prochaines versions à venir, voici un résumé de ce qui nous attend en 2016 :

  • Scheduled Refresh : Possibilité d’effectuer des rafraîchissements planifiés via Power BI Gateway (version Power BI Professionnelle uniquement)
  • Élargissement du nombre de connecteurs de sources de données utilisables dans la Power BI Gateway
  • Hybrid cloud solution : Microsoft s’engage à mettre un accent sur les fonctionnalités hybrides de la Power BI Gateway pour assurer un compromis entre performance et contrôle des données.

Résumé

Microsoft rattrape rapidement son retard dans le domaine de la business intelligence nouvelle génération. Est-il si surprenant que Power BI se trouve positionné dans les leaders selon Gartner en ce début d’année 2016 ?

Le positionnement de Microsoft dans le domaine de l’analytique est clairement identifié par Cortana Analytics, dont Power BI et Azure Machine Learning font partie intégrante, proposant ainsi un écosystème « orienté données » portant une forte valeur d’innovation et favorisant le développement d’une communauté active.

Avec une solution à moindre coût, une plateforme analytique multi-device complète et de nouvelles possibilités de personnalisation, Power BI a de fortes chances de convaincre de nombreux clients dans leur transformation digitale de l’analyse de données.

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Rendez les données aux métiers !

L’intitulé de ce billet est un brin provocateur et j’espère que vous ne m’en tiendrez pas rigueur 🙂 Cependant il reflète une vérité de plus en plus forte et met en exergue un fondamental : la donnée est créée par le métier et elle lui appartient. L’utilisateur et le métier sont en début et en bout de chaîne… et il serait normal qu’ils puissent s’approprier de plus en plus d’étapes… C’est vers cela que tend la BI !  Je pense notamment à l’élaboration des tableaux de bord. En effet, pourquoi un consultant BI devrait passer autant de temps à designer un tableau ou un graph pour finalement entendre que son graphique ne répond pas aux critères attendus et qu’il faudrait remplacer une couleur par une autre ou bien déplacer la légende …

Les outils du marché décisionnel Self-service BI

Des outils décisionnels ont fait depuis peu leur apparition sur le marché et permettent de laisser le métier manipuler les données et créer eux même leur tableau de bord de manière simple et intuitive. On parle ainsi de « self service BI . Je pense notamment à l’outil de décisionnel Microsoft Power BI qui offre de grandes possibilités via un outil connu de tous :Excel  ! (Power BI ne se limite pas à Excel mais la fonction collaborative incluant le partage des reports fera l’objet d’un autre article)

L’objet ici n’est pas de faire une présentation détaillée de l’outil mais de vous en donner les grandes lignes.

D’un point de vue « outillage », il suffit d’avoir Excel 2010 même si, comme le dit un spécialiste de cette solution en l’occurrence Jean Pierre Riehl, « L ‘histoire se raconte mieux avec 2013 mais se vit très bien avec 2010 ».  Il est important de préciser ce point car la plupart des grandes entreprises ne sont pas encore passées à 2013 et cela en raison de process de migration très longs.

PowerBI-Excel

De par son intégration dans Excel, la prise en main de cet outil se fait plus naturellement et rebute moins l’utilisateur.
De fait il sera plus disposé à construire des reports à sa convenance et pourra appréhender les concepts associés de manière plus efficace.

Excel dispose ainsi de trois éléments clés :

  • Power Query : Identification des sources de données
  • Power Pivot : Modélisation de données
  • Power View/Map : Reporting, Visualisation de données

En quelques mots …

Microsoft POWER QUERY

PowerQuery-Accueil

 

 PowerQuery-avantagesIl constitue la première étape d’intégration  et de transformation de données. Après avoir sélectionné un connecteur (un fichier Excel par exemple, une base de données ou bien encore Facebook ou des données publiques comme celles de l’insee), il est  possible :

– d’ajouter/ supprimer / renommer des colonnes
– éliminer les doublons / supprimer les lignes vides
– filtrer et trier des données
– fusionner des données…

Microsoft POWER PIVOT

PowerPivot-Accueil

PowerPivot-AvantagesOuste donc la recherche V, bienvenido le lien par table ! Exemple :

Nous avons deux tableaux :

– Un tableau décrivant le chiffre d’affaires par client pro
– Un tableau précisant l’adresse de chaque client pro

Relier les deux via Power Pivot va pouvoir permettre une analyse du chiffre d’affaires par ville là ou une recherche V aurait été habituellement nécessaire.

KPIConcernant les KPI, la définition de ceux-ci constitue un point fort de ce module. Des règles peuvent ainsi être déterminées facilement (ex : seuil de rentabilité mensuel, nombre minimum d’objets vendus sur période donnée, % maximum d’anomalie…)  et le rendu est assez agréable. J’en veux pour témoin notre gérant fictif d’une société fictive elle aussi 🙂

raconter histoire« Aujourd’hui nous commercialisons des produits dans 4 régions : Etats-Unis, France, Italie et Slovaquie et je suis responsable des ventes en France.

Ci-dessous, je peux via une mosaïque suivre l’atteinte ou non des objectifs individuels de mes commerciaux ainsi que leur niveau de progression. Molasson est par exemple bien en dessous des objectifs fixés mais on peut s’apercevoir qu’il a un taux d’évolution très bon. Il faut donc l’encourager à l’inverse par exemple de Gaudinou qui, lui, a de mauvais résultats et une évolution négative ! (1)

Je peux profiter de mes indicateurs pour m’apercevoir que notre valeur la plus basse est aussi quasiment la plus basse au niveau des quatres régions. Cet élément plombe notre CA et il faut mettre en place des actions. Les Italiens ne sont d’ailleurs pas loin de nous à ce niveau là. (2)

Parallèlement à cela,  je peux constater rapidement la réussite ou l’échec collectif au niveau national. Ici la France a par exemple échoué et n’a pas atteint le CA minimum fixé. Aïe aïe aïe, la direction va me taper sur les doigts ! (3)… Cependant je me rends compte via un graphique plus global que notre CA cumulé est supérieur à celui des autres régions et légèrement en dessous des Etats-Unis.  Des efforts sont donc à faire mais je suis finalement dans le coup par rapport aux autres régions, Rassurant ! Les ventes en dessous du CA fixé sont donc peut être liées au contexte économique et non à la réelle performance de mes commerciaux ! (4)»

Exemple KPI

Microsoft POWER VIEW

PowerView-Avantages

Enfin la partie Power View permet la réalisation simple mais non moins visuellement agréable de reporting.
Au-delà des graphiques et tableaux de bord traditionnels, certaines fonctionnalités donnent de la valeur à cette solution.
Ainsi il est possible de remplacer des termes par des images ou bien de petites séquences animées peuvent également vous dévoiler l’évolution de vos données de manière vivante.

Le tableau de bord ci-dessous peut très rapidement être réalisé. J’ai d’ailleurs un ami fictif qui travaille pour le ministère de l’agriculture et qui a eu pour mission de travailler sur l’évolution du prix sur les 15 dernières années des fruits les plus consommés. Pour cela il a décidé, ô surprise, d’utiliser Power BI 🙂

Voici ses résultats et quelques bribes de ses commentaires…

raconter histoire« Grâce à Power BI et l’intégration d’images, j’ai des repères visuels forts. Ca n’a l’air de rien mais je sais identifier très rapidement la donnée qui m’intéresse et je peux ensuite avec mon filtre mosaïque suivre mes tendances pour un fruit donné. Ici on voit que le prix de la banane a augmenté mais n’a pas flambé 🙂 (1)

En parallèle, j’ai pu dégager les prix minimums et maximums de chaque produit et mesurer les écarts maximum. Le prix de la fraise a ainsi pris beaucoup de valeur, à moi d’en identifier les causes …. (2) 

Enfin dernier point, j’ai pu établir des analyses de corrélation et les visualiser dynamiquement sous la forme d’une séquence. J’ai pu ainsi me rendre compte que les quantités vendues n’étaient pas forcément dépendantes de l’évolution des prix. (3) »

Exemple graphs PowerView

Enfin nous pouvons en terminer avec Excel avec la fonction Power Map en indiquant simplement qu’elle permet d’obtenir une géolocalisation visuelle des données avec une modélisation 3D

finish 2

Je n’irai pas plus loin dans la présentation de Power BI, mon article étant déjà trop long …mais j’aimerais conclure en précisant que si la main peut être laissée à l’utilisateur final, il reste cependant préférable de conserver un spécialiste de la BI pour accompagner et veiller sur le bon usage des données. Car si la donnée appartient au métier et si son utilisation / manipulation est simplifiée au quotidien, elle n’en reste pas moins un élément sensible de l’entreprise qui implique un accompagnement.

Mais ceci fera l’objet d’un prochain post…

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