Tableau Software : Retour d’expérience La Poste

Il y a quelques semaines, j’ai pu assister à un retour d’expérience de La Poste sur le choix, l’implémentation et le déploiement de l’outil de reporting Tableau Software.

Je vous propose ici un compte rendu de cet événement…

I- Retour d’expérience : Conférence

tableau software laposte dataviz

La Poste  en quelques chiffres

Rappel de présentation La Poste

  • Chiffre d’affaires : 22 milliards dont 18 % à l’international
  • Direction client entreprise : 630 vendeurs / 300 vendeurs télévente
  • 30 directions de vente

Qu’est ce qui a déclenché la mise en place d’un outil BI en 2012 ?

  • Un environnement économique en mutation, agité. Cela a nécessité de libérer du temps aux analystes pour passer du temps sur de l’analyse et non de la production de rapports.
  • Trop d’outils BI non connectés entre eux, ce qui avait pour conséquence une perte en efficacité car les utilisateurs avaient besoin de s’adapter aux interfaces.
  • La solution devait  répondre aux exigences :
    • De la DSI
      • Rapidité d’implémentation
      • Simplicité d’implémentation (architecture non bouleversée)
    • Des analystes :
      • Simplicité d’utilisation, intuitif et rapide pour apprentissage
    • Des managers commerciaux :
      • Simplicité de navigation

 Quoi ? Comment ? Pour qui ?  

La démarche :

  • Bilan de l’existant : il y a un problème au niveau de l’écosystème avec des solutions non interconnectées
  • Choix de prendre une société de consulting pour :
    • Préciser les besoins actuels
    • Identifier la trajectoire future et dessiner ce qu’il faut pour l’avenir
  • Choix de l’outil (avec l’aide du cabinet) : Tableau software
  • Réalisation d’un Proof of Concept pour valider la solution Tableau vs Business Object (qui était en place au sein de La Poste).

Tableau a été choisi dans ce duel final car il satisfaisait toutes les exigences initiales mais également car il offrait une multitude de connexions natives.

Mise en place :

  • Ressources humaines
    • 30 à 40 jours hommes étalés sur 4 semaines
  • Sources de données
    • Sybase IQ (15 milions de lignes)
    • M SQL server (10 millions de ligne)
    • Fichiers Excel
  • Connexion SSO
    • Relié au LDAP de l’entreprise

Déploiement

Le déploiement s’est fait de manière progressive. Dans un premier temps, 10 licences desktop ont été attribuées aux personnes du siège pour la conception de tableaux de bord.

En parallèle, un déploiement auprès de tous les utilisateurs de Tableau Reader (outil permettant de lire gratuitement les dashboards produits)  ainsi que des formations à distance ont été réalisés.

Dans un deuxième temps, le nombre de users a été considérablement revu à la hausse et la société est passée sur une solution technique de type server 8 cœurs avec, pour accompagner ce déploiement, de l’elearning ainsi que des fiches d’utilisation intégrant des astuces.

L’objectif final est d’atteindre les 1600 utilisateurs.

Quels utilisateurs ?

Les utilisateurs sont de trois types :

  • Des commerciaux
  • Des analystes en région
  • Des analystes au siège

Quels rapports ?

Les tableaux de bord ont pour principal objectif l’analyse de la performance de l’activité commerciale (ex : Chiffre d’affaires).

Les analystes suivent notamment les forces de ventes de La poste pour les produits vendus pour le compte des filiales.

Autre exemple, le suivi du poids des portefeuilles par zone géographique a été mis en place.

Avec le temps, les besoins ont afflué. Il est par exemple possible de suivre le nombre de courriers traités versus les objectifs.

Chaque vendeur peut par ailleurs avoir une vision détaillée de son activité ou de celle de son équipe par défaut avec la possibilité d’enregistrer ses propres vues dans l’application.

Ce qui plait avec Tableau software

Les possibilités offertes

Au-delà des fonctionnalités d’analyse, Tableau offre des possibilités très utilisées par La Poste. C’est notamment le cas de :

  • La gestion des abonnements : pouvoir demander qu’un dashboard nous soit envoyé à une fréquence définie (c’est le métier qui gère cela).
  • La gestion des favoris : on positionne des tableaux de bord en tant que favoris pour ne tomber que sur eux lors de la connexion.

Les bénéfices de cette mise en place :

Aujourd’hui, la mise en place de Tableau est perçue comme un véritable atout pour de nombreuses raisons. Ainsi :

  • Le DSI se concentre sur le management stratégique des données et l’accompagnement.
  • Les analystes créent simplement et rapidement des rapports à valeur ajoutée et ont la possibilité d’y apporter des évolutions de manière plus fluide et agile.
  • Le partage des indicateurs peut se faire avec une population conséquente et à tous les niveaux de la société (avec une politique de sécurité simple à mettre en œuvre).
  • Les utilisateurs métiers sont de plus en plus autonomes (et indépendant de la DSI) pour obtenir les données qu’ils ont besoin de suivre.
  • Les restitutions sont plus « visuelles » et permettent des analyses plus rapides et donc une meilleure réactivité en termes d’actions.
  • La qualité du décisionnel dans son ensemble est améliorée grâce à l’unicité des indicateurs en termes de définitions (car un seul système).

Globalement, le projet a été très bien perçu et vu comme une réussite.

Faire adopter le système, la clé de la réussite

 Quatre conseils pour l’adoption :

  • Conseil numéro 1 : Commencer petit : voir si l’outil et la gouvernance qui va avec répond vraiment au besoin pour ensuite valider la solution.
  • Conseil numéro 2 : Partir d’un noyau restreint pour avoir des utilisateurs qui maîtrisent bien l’outil et le déployer plus sereinement. Ici, le siège, puis l’ensemble des sites.
  • Conseil numéro 3 : S’appuyer sur les services d’experts externes pour vous aider dans la création des premiers rapports : un regard neuf est toujours intéressant surtout quand il faut changer les habitudes.
  • Conseil numéro 4 : Accompagner les utilisateurs à travers:
    • Des formations en interne ou en externe
    • L’instauration d’un cycle vertueux de :
      • Remontée des remarques pour optimiser et adapter les rapports aux besoins
      • Partage d’astuces et de bonnes pratiques
      • Veille sur les forums et les nouveautés de Tableau

Et le futur, on en parle ?

De beaux jours devant Tableau au sein de la Poste…

L’utilisation de Tableau va continuer à se développer dans les mois et années à venir au sein de La Poste avec notamment :

  • L’ajout de nouvelles sources de données pour enrichir les analyses (cartographie…)
  • L’augmentation du nombre d’analystes utilisant la version Desktop ( = conception de tableaux de bord)
  • L’extension de l’utilisation de Tableau à de nouveaux services métiers qui s’effectue de manière progressive
  • L’extension à de nouveaux terminaux d’utilisation (ex : Ipad)

 

II- Retour d’expérience : Questions / réponses

A la fin de la conférence, un jeu de questions / réponses a eu lieu pour compléter ce retour d’expérience. En voici un extrait…

Peut-on associer des définitions à nos champs calculés pour permettre aux utilisateurs d’avoir une lecture correcte du KPI ?

  • Oui

Quelles licences faut-il pour concevoir et lire des rapports ?

  • Conception + lecture
    • Tableau desktop
    • Tableau server
  • Uniquement lecture avec des données rafraîchies
    • Tableau server
  • Lecture avec données non rafraîchies
    • Tableau reader

Quelle typologie d’abonnement en termes de licences ?

  • A La Poste, il y a des milliers d’utilisateurs. Dans ce genre de cas, il est préférable de passer par un serveur sur lequel on paie un nombre de cœurs (et non plus des licences). Cela permet d’avoir autant d’utilisateurs que d’espace disponible.

Quels étaient les anciens outils ?

  • Siebel answer
  • BO V5

Y-a-t-il eu des contraintes en termes de volumes de données 

La Poste a géré plus de 15 millions de lignes en mode « In memory ». Tableau compile et indexe en une ou deux minutes. Il n’y a pas de ralentissement particulier.

Comment est géré le passage d’une version à une autre ?

Il y a une compatibilité ascendante entre les versions. Cela signifie que les dashboards des anciennes versions sont toujours compatibles avec la nouvelle version. C’est donc transparent pour le client.

Comment est gérée la sécurité sur les reporting ?

Il est possible d’appliquer un filtre utilisateur soit par rôle (groupe d’utilisateurs), soit par géographie (groupe également). Chez La Poste, la sécurité est gérée par rôle.

Le périmètre géographique est quant à lui ouvert (Les salariés du Nord peuvent voir les résultats de ceux du Sud…)

Cette dernière question vient clôturer ce retour d’expérience. J’espère qu’il aura pu vous être utile. N’hésitez pas à laisser des commentaires pour indiquer les points qu’il vous aurait semblé intéressant de traiter !

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